Je n’ai qu’une parole, voici donc la suite des tutoriaux Excel, cette fois-ci consacrée au fameux Tableau croisé dynamique, TCD pour les intimes ou Pivot Table pour les Britons et autres anglophones.

Si vous vous demandez “mais quel rapport avec cette photo d’article ?” Absolument aucun, si ce n’est que cet article est écrit depuis l’autre bout du monde.

Bref, vous allez en entendre BEAUCOUP parler durant votre carrière de consultant et les avantages de ces tableaux sont nombreux… presque qu’autant que leurs sources d’erreurs en fait. Il faudra donc veiller à systématiquement vérifier vos analyses et calculs à travers certaines précautions que nous détaillerons ici.

Un tableau croisé dynamique permet de réaliser des opérations simples sur une base de données même très volumineuse (>100000 lignes). Avec un TCD, vous pourrez : (i) croiser les informations d’une base de données et (ii) effectuer des opérations simples : sommes, comptage, moyenne, maximum, minimum,…

On parle de tableau croisé dynamique car il peut être mis à jour sur demande lorsque les données sources ont été modifiées…. Et c’est là la plus grande source d’erreur : n’oubliez jamais de “rafraichir” (click droit > refresh all) votre TCD si vous changez les données sources, autrement, tout sera archi faux.

Pour commencer, il faudra utiliser ce que vous avez pu apprendre au cours des derniers tutoriaux Excel sur le format base de données. En d’autres termes, il s’agit de partir d’un set de données tout moche pour le transformer en magnifique set de données bien structuré. Pour ceux qui débarquent, il s’agit de transformer ça :

…en ça :

Ce format dit, en base de données sera la base pour l’utilisation d’un TCD.

Pour construire un TCD, rien de plus simple : il suffit de se laisser guider par Excel.

Puis de sélectionner les données qui nous intéressent

A partir de là, il ne vous reste plus qu’à jouer avec les données :

La force d’un TCD réside dans sa capacité à filtrer et organiser les données comme bon vous semble. Dans notre exemple, voici quelques exemples de ce que vous pourrez obtenir en cochant deux trois cases :

• Le marché total par année

• Le total des marchés 1 et 2

• Le total marché et concurrents pour l’année 2016 des marchés 1 et 2

Imaginez maintenant les possibilités avec une base avec des centaines de milliers de lignes et de multiples dimensions (taille de marché, nombre de concurrents, volume de produit, marge brute par concurrents, CAGR par concurrent, …). Le TCD vous fera gagner un temps non négligeable dans vos analyses.

Evitez dans la mesure du possible de rajouter des champs calculés. Par exemple, si nous souhaitons calculer le CA moyen / concurrent, nous pourrions créer un champ calculé (Calculated field > Market Size/Competitors.

Super… Par contre si, comme nous, vous vous êtes plantés dans la définition de la formule, vous risquez de vous retrouver avec des champs calculés inutilisables accrochés à votre tableau.

Le plus propre, consiste à créer une nouvelle colonne dans votre set de données source et de faire le market size divisé par les competitors. Sur une petite base cela ne pose pas de problème, mais lorsque vous manipuler des très gros set de données, cela risque de faire enfler considérablement la taille de votre fichier Excel. La technique consiste à dérouler toute la formule et copier coller en valeur la totalité de la colonne à l’exception de la première ligne (que vous pourrez ainsi modifier en cas de besoin). Comme vous pouvez le voir ci-dessous.

Et là, n’oubliez pas de faire le fameux refresh !

Pour aller plus loin, nous vous proposons également quelques astuces de mise en forme :

Les Slicers

Si vous souhaitez faire le kéké ou frimer en team meeting, vous pouvez utiliser les “slicers”. Ces petits boutons vous permettrons d’animer vos tableaux croisés dynamiques dans passer pour un gros autiste. Il s’agit principalement de filtrer vos résultats… bon on vous laisse jouer avec, hein.

La mise en forme

Pour ne pas casser la mise en forme de votre beau tableau croisé dynamique à chaque refresh, pensez à décocher la case “autofit column”

Voilà qui devrait vous permettre d’être opérationnels sur les TCDs !

Bonne rentrée à tous !