Nettoyer une base de données très moche ? Vous en rêviez ? Voici de quoi vous aider…

Il est temps de se lancer dans un petit peu de pratique pour faire de vous un jedi d’Excel. Un projet de stratégie commence bien souvent par une “data request” suivant un template que vous aurez défini à l’avance (que votre client ne remplira jamais ou se fera un malin plaisir à ne pas respecter). Vous l’aurez compris, votre fichier devra être nettoyé avant de pouvoir être utilisé pour faire vos analyses (qui risquent d’être très fausses si vous n’utilisez pas les fonctions qui suivent).

Nous allons donc voir plusieurs fonctions clés pour le traitement de vos bases de données.

Tout d’abord les fonctions d’opération sur les chaines de caractères

PROPER permet de forcer la casse d’un texte en faisant passer la première lettre en majuscule et le reste en minuscule

TRIM sert à retirer les espaces d’une série de caractères à l’exception des espaces simples entre mots (très utile pour évacuer les derniers doublons de votre base souvent cachés, par exemple “valeur ” et “valeur” seront comptés comme deux entrées uniques par Excel)

MID permet d’extraire une chaîne de caractère d’un positionnement initial et d’une longueur donnés. Il suffit de préciser la chaîne de caractère, le début de la chaîne, et le nombre de caractères que vous souhaitez extraire

FIND est utilisée pour identifier le rang d’un caractère dans une chaîne. La beauté de FIND  réside dans sa capacité à être combinée au sein d’autres fonctions. Vous pouvez par exemple combiner MID et FIND pour extraire une chaine de caractère à partir de l’endroit où se trouve une lettre ou une autre chaîne de caractère donnée. Par exemple, imaginez que la cellule C7 de votre Excel contienne la valeur “SKU – AB67677 – 19”, vous êtes uniquement intéressé par les valeurs 67677. Vous pouvez utiliser la fonction suivante pour extraire uniquement “67677” : =MID(C7;FIND(“AB”;C7;1)+2;5). On vous laisse essayer !

INT est une fonction des plus utiles ! Il arrivera un jour où vous récupérez un fichier rempli de chiffres mais impossible d’effectuer la moindres opération sur ces maudites cellules. Excel a tendance à interpréter tout seul ce qu’il y a dans ses cellules et si il croit que c’est du texte, il refusera de l’additionner… Heureusement la fonction INT est là et vous permettra de convertir vos textes en chiffres en un clin d’oeil. Si pour une raison étrange vous souhaitez faire l’opération inverse, c’est la fonction TEXT qu’il faudra utiliser

Et sinon le “text to columns” vous connaissez ? Cet outil fort utile permet de faire un traitement de choc sur des données agrégées dans une cellule. Imaginons que vous ayez une cellule avec comme contenu “A.b.c.d.e.f”, text to column vous permettra de découper votre celulle en 6 comme sur l’exemple ci-dessous

Avec ces quelques notions vous devriez être prêt pour attaquer n’importe quelle base sur Excel !