Certains de nos lecteurs ayant déjà un CDI ou stage signé chez un cabinet de conseil en stratégie se disent peut être que la préparation s’arrête là. Dans un sens oui, fini les cas et les market sizings d’entrainement, maintenant vous allez passer aux choses sérieuses.

Afin de vous aider à aborder sereinement et avec un maximum d’efficacité vos premiers jours en tant que consultant, nous allons lancer dans les prochains articles des tutoriaux sur Excel. Nous partirons de la base et tenterons de voir plusieurs types de problématiques que vous serez à même de rencontrer sur des sets de données mal fichus ou des analyses / modélisations ingrates.

Nous espérons qu’à 3h du matin vous serez heureux de pouvoir vous aider d’une astuce que vous aurez pu préalablement voir sur notre site.

Au cours des prochains articles nous allons aborder les sujets suivants, en passant du crunching à l’analyse:

• #1 – Excel et ses bonnes pratiques
• #2 – Le Graal du consultant: le format base de données
• #3 – Les traitements de choc pour nettoyer une base
• #4 – Le tableau croisé dynamique
• #5 – Le format conditionnel
• #6 – Les raccourcis clavier pour avoir l’air d’un américain dans un film d’espionnage
• #7 – Les fonctions de base SUM, COUNT,…
• #8 – Les fonctions classiques IF, SUMIF, SUMIFS,…
• #9 – Les fonctions de recherches VLOOKUP et HLOOKUP
• #10 – L’INDEX MATCH MATCH
• #11 – Les fonctions vectorielles
• #12 – Les erreurs à éviter
• #13 – Le VBA (Visual Basic for Applications)

Nous commençons cette session par du très basique.

Excel et ses bonnes pratiques

La première chose à faire est de vous assurer que vous utilisez bien une version anglaise d’Excel. Si ce n’est pas le cas, rassurez vous, il vous sera possible de télécharger un pack de langue sur le site de microsoft quelle que soit votre version du logiciel. En effet, pour une raison que nous ignorons encore, Excel est le seul logiciel dont les formules (que l’on pourrait apparenter à un langage de programmation) ont été traduites. Pour vous assurer un meilleur apprentissage et ne pas vous faire perdre vos repères nous vous conseillons de vous mettre dès à présent à l’anglais. Orevoir donc NB.SI, RECHERCHEV et bonjour COUNTIF et VLOOKUP – c’est tout de même plus sympas, non ?

Lorsque Excel se lance, vous aurez par défaut trois onglets vierges. Pensez à supprimer les onglets inutiles et renommer votre premier onglet – ce sont souvent des choses qui restent et qui ne sont pas très propres.

Le quadrillage est certes utile, mais peu esthétique. Un coup de ALT+W+VG vous l’enlèvera d’un coup (marche aussi avec ALT+H+H ou VIEW > et décochez “Gridlines”).

Pensez ensuite à sauvegarder votre fichier. Votre cabinet de conseil aura sa propre nomenclature pour les fichiers (exemple: AAMMJJ_NomduCabinet_CodeMission_NomFichier_version) et il sera bien vu que vous la demandiez dès votre arrivée.

Le versioning est particulièrement important sur Excel. N’oubliez pas d’incrémenter la version de votre fichier à chaque modification importante ou dès que vous l’ouvrez pour retravailler dessus – il n’est pas rare d’avoir des “v134” pour des fichiers d’analyse ou de modélisation (à noter que votre manager se fera un malin plaisir à vous dire “non, en réalité repartons de la v86, je préférais cette approche”). Pour ne pas que votre dossier d’analyse se transforme en véritable dépotoir, vous pouvez créer un dossier “_old” qui viendra se placer en haut de votre explorateur de fichier et qui recueillera toutes vos vieilles versions.

Maintenant, vous avez un fichier prêt à l’emploi. Il y a quelques bonnes pratiques à suivre cependant pour ne pas vous faire fusiller par votre manager.

Éloignez votre souris

Sur Excel, tout peut (et doit) se faire sans souris. Naviguez dans les cellules avec vos flèches directionnelles, et accédez à tous les raccourcis en appuyant sur “ALT” et en suivant les indications sur l’écran. Ceci vous permettra d’aller beaucoup plus vite (en plus d’avoir la méga classe).

Des variables, des variables et toujours des variables

Vous le savez, “=” dans une cellule permet à excel de comprendre que vous allez rentrer une formule et / ou faire appel au contenu d’une autre cellule. Lors de vos calculs ne rentrez jamais de valeur en “dur” au risque de rendre votre fichier Excel impossible à auditer.

Faites toujours appel aux valeurs stockées dans des zones ou onglets bien identifiés (e.g. la création d’un onglet “hypothèses” dans un fichier de modélisation est vivement recommandé). La bonne pratique ici consiste à utiliser un code couleur pour distinguer les cellules où les valeurs sont saisies en dur (e.g. police bleu claire) vs. les champs calculés (e.g. police par défaut).

Le debugging de votre fichier sera ainsi facilité par l’utilisation des fonctions Formulas > “Trace Precedents” ou “Trace Dependents”.

Les dollars vous ferons gagner du temps

Les dollars “$” permettent de dérouler vos formules horizontalement et/ou verticalement en fixant certains éléments. Par exemple, si vous souhaitez construire un tableau faisant la somme de la première ligne et la première colonne de votre tableau via une seule formule.

L’idée ici est d’économiser du temps, lors du déroulement de votre formule horizontalement vous souhaitez que la somme continue de se faire sur la première colonne idem pour le déplacement vertical, la somme doit continuer de se faire sur la première ligne.

La formule à rentrer dans Excel est donc “=$D8+E$7”, le $ devant la lettre D fait comprendre à excel que la formule pointera toujours sur la colonne D lors de vos déplacements (par contre les lignes pourront bouger), le $ devant le 7 a l’action inverse.

Mettez en place des “Sanity Checks”

Vérifiez systématiquement tous vos calculs en tentant d’utiliser des formules différentes ou de simplement faire en sorte de retomber systématiquement sur les mêmes totaux.

Optimisez la mémoire

Vous aurez probablement à utiliser des très grosses bases de données (i.e. avec plusieurs dizaines de milliers de lignes) où vous devrez rajouter des colonnes calculées. Par exemple, si vous avez trois colonnes “Jour”, “Chiffre d’affaires” et “Coûts”, vous serez tenté d’ajouter une colonne “Profit” effectuant la soustraction entre CA et coûts et de dérouler cette formule sur l’ensemble des lignes de votre base. Nous parlons ici de soustraction mais dans le cas de fonctions plus complexes (e.g. VLOOKUP ou fonctions vectorielles), la taille de votre fichier Excel peut considérablement augmenter. Ainsi la bonne pratique consiste à garder la formule sur la première ligne et à copier coller en valeur les lignes suivantes.

Faites des Excel “client-ready”

N’hésitez pas à prendre 5-10 minutes pour travailler la forme sur Excel: jouez avec les couleurs de fond ou de police pour rendre votre travail plus agréable à l’heure. En prenant ce réflexe vous passerez moins de temps à nettoyer vos Excel en cas d’un envoi au client en urgence.

et enfin, Economisez vos yeux

Les nuits sur Excel peuvent être longues et épuisantes. Pour vous aider ainsi que vos yeux, nous vous conseillons le petit logiciel f.lux qui ajustera automatiquement la luminosité de votre écran en fonction de l’heure du jour. Vous verrez, essayer c’est l’adopter.